Eine Pressemappe beinhaltet alle wichtigen Informationen über dich und dein Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel ein Unternehmensporträt oder ein Fact Sheet, aktuelle Pressemitteilungen (wenn vorhanden) und Pressefotos. Aber musst du überhaupt eine Pressemappe erstellen, um mit Pressearbeit zu starten?
Tatsächlich braucht nicht jedes Unternehmen eine Pressemappe. Darum klären wir in diesem Beitrag zwei Fragen: Musst du überhaupt eine Pressemappe erstellen? Und wenn ja, worauf solltest du dabei achten?
Pressemappe erstellen: Ja oder nein?
Es gibt zwei Zwecke, für die Pressemappen hauptsächlich verwendet werden: Du nutzt sie auf Veranstaltungen oder du stellst sie auf deiner Website zur Verfügung.
Die Pressemappe auf Veranstaltungen
Pressemappen werden oft auf Pressekonferenzen oder Messen und anderen Veranstaltungen eingesetzt. Nachdem du dich vor Ort mit einem:r Journalist:in unterhalten hast, kannst du ihm oder ihr deine Pressemappe geben. So können sie die Informationen über dein Unternehmen mitnehmen, in Ruhe anschauen und darauf zurückgreifen, wenn ein Artikel ansteht.
Das bedeutet im Umkehrschluss: Wenn du mit deinem Unternehmen keine Veranstaltungen besuchst, brauchst du dafür auch keine Pressemappe.
Die Pressemappe auf deiner Website
Alternativ zu Veranstaltungen kannst du deine Pressemappe auf deiner Website zur Verfügung stellen. Dort können Journalist:innen sich die Infos dann bei Bedarf herunterladen.
Am besten erstellst du hierfür einen Pressebereich, der sich gezielt an Journalist:innen richtet. Denn für die meisten anderen Besucher:innen deiner Website sind die Informationen in einer Pressemappe nicht relevant.
Willst du einen Pressebereich auf deiner Website einrichten? Hier erfährst du, worauf du achten musst.
Wofür du eine Pressemappe nicht nutzen solltest
Eine Pressemappe enthält – dazu kommen wir gleich noch – sehr viele Informationen über dich und dein Unternehmen. Teile sie daher nur mit Journalist:innen, wenn diese wirklich detaillierte Infos angefragt haben.
Eine Pressemappe ist absolut nicht als genereller Anhang für deine Themenvorschläge geeignet. Dafür ist sie einfach zu detailliert und die Journalist:innen haben weder Zeit noch Lust, sich all diese Informationen durchzulesen. Nutze für Themenvorschläge an Redaktionen lieber ein Fact Sheet oder eine Pressemitteilung, die zu deinem Vorschlag passende Infos beinhalten.
Zwischenfazit: Brauchst du eine Pressemappe?
Ganz ehrlich: Die meisten Selbstständigen und kleine Unternehmen brauchen keine Pressemappe. Du wirst im zweiten Teil dieses Beitrags sehen, dass viele Bestandteile einer Pressemappe vielleicht gar nicht auf dein Unternehmen zutreffen.
Stell die wichtigsten Informationen über dich und dein Unternehmen lieber kompakt in einem Unternehmensporträt oder einem Fact Sheet zusammen. Dieses kannst du dann sowohl in einem Pressebereich teilen als auch bei Themenvorschlägen mitschicken.
Brauchst du noch ein Fact Sheet für dein Unternehmen? Im Fokus-Kurs „PR-Unterlagen“ erfährst du, wie du Fact Sheets erstellst und Pressemitteilungen schreibst, die gelesen werden.
Pressemappe erstellen: So geht’s!
Wie erwähnt, beinhaltet eine Pressemappe alle wichtigen Informationen über dich und dein Unternehmen. Dabei gilt: Halte dich so kurz wie möglich und achte darauf, dass alle Informationen aktuell sind.
Während Pressemappen früher immer gedruckt wurden, sind sie heute meistens digital. Für eine Veranstaltung kann es sich lohnen, ein paar gedruckte Exemplare zur Ansicht dabei zu haben. Doch um sie Journalist:innen mitzugeben, ist es auch hier sinnvoller, einen USB-Stick oder anderen Datenträger zu nutzen.
So könnte deine Pressemappe aussehen:
- Deckblatt
- Fact Sheet oder Unternehmensporträt
- Aktuelle Pressemitteilungen
- Fotos
- Informationen zur Branche
- Beiträge aus der Presse
1 | Deckblatt
Das Deckblatt beinhaltet die Stammdaten deines Unternehmens. Dazu gehören neben dem Unternehmensname und Logo auch Anschrift, Website, Social-Media-Accounts und vor allem die Kontaktinformationen für Presseanfragen.
2 | Fact Sheet oder Unternehmensporträt
In einem Fact Sheet fasst du die wichtigsten Informationen über dich und dein Business zusammen. Das kann in kurzen Absätzen, aber auch in Stichpunkten sein. Ziel ist es, den Journalist:innen so schnell wie möglich einen Überblick zu geben.
Ein Unternehmensporträt ist etwas länger und ausführlicher als ein Fact Sheet. Beschränk dich aber auch hier auf die wichtigen Informationen. Wann immer du Presseunterlagen erstellst, solltest du dich fragen: Was müssen Journalist:innen wirklich über mein Unternehmen und mich wissen?
3 | Aktuelle Pressemitteilungen
Während du im Fact Sheet oder Unternehmensporträt allgemeine Informationen teilst, geht es bei den Pressemitteilungen um aktuelle Neuigkeiten. Die letzten drei oder vier Meldungen geben hier einen guten Überblick.
Das setzt natürlich voraus, dass du regelmäßig Pressemitteilungen veröffentlichst. Das ist bei vielen kleinen Unternehmen und Selbstständigen nicht der Fall – und auch vollkommen in Ordnung! Tatsächlich werden viel zu oft Pressemitteilungen verschickt, die es gar nicht gebraucht hätte.
Überleg dir gut, ob eine Pressemitteilung das richtige PR-Instrument für dein Thema ist. Eine gute Alternative ist ein Fact Sheet, in dem du dein Thema und/oder dein Unternehmen vorstellst.
Im Fokus-Kurs „PR-Unterlagen“ erfährst du, wie du Fact Sheets und Pressemitteilung am besten einsetzt und wie du sie erstellst.
4 | Auswahl an Fotos
Gute Bilder sind sowohl für Beiträge in Print- als auch in Onlinemedien wichtig und dürfen in keiner Pressemappe fehlen. Idealerweise stellst du der Presse ein paar hochwertige Bilder zur Verfügung, die sie kostenfrei verwenden dürfen.
Achte bei Pressebildern auf eine hohe Auflösung und versuche, verschiedene Motive anzubieten. Dazu gehört auf jeden Fall ein Porträtbild von dir, aber – je nachdem was du machst – auch ein paar Bilder „in action“ und Produktbilder. Verzichte auf Werbebilder und austauschbare Stock-Fotos. Ersteres sind für redaktionelle Beiträge nicht geeignet und letzteres können Journalist:innen selbst kaufen, wenn sie von dir kein geeignetes Material erhalten.
5 | Informationen zur Branche
Abgesehen von Informationen über dein Unternehmen sind auch Einblicke in deine Branche interessant. Teile in deiner Pressemappe zum Beispiel aktuelle Zahlen und Studien, die zu deinen Angeboten, Produkten oder deiner Dienstleistung passen. So haben Journalist:innen bereits erste Anhaltspunkte für weitere Recherchen.
6 | Beiträge aus der Presse
Zuletzt kannst du deine Pressemappe mit ein paar aktuellen Medienberichten abrunden. So zeigst du, dass ein öffentliches Interesse an deinem Unternehmen besteht und worüber die Medien bereits berichtet haben.
