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Presseverteiler erstellen: Darauf musst du bei der Recherche achten 

Titelbild: Presseverteiler erstellen

Du willst mit deinem Unternehmen in die Presse und dafür einen Presseverteiler erstellen? Super! Ein Presseverteiler ist ein erster wichtiger Schritt für deine erfolgreiche Pressearbeit. 

Nun hast du vielleicht noch einige Fragen im Kopf: Soll ich einen Presseverteiler kaufen oder ihn selbst erstellen? Wer gehört überhaupt in meinen Pressverteiler? Und wofür nutze ich einen Presseverteiler genau? In diesem Beitrag erfährst du, was ein Presseverteiler ist, wofür du ihn brauchst und was du beachten musst, wenn du deinen eigenen Presseverteiler erstellen willst

Was ist ein Presseverteiler?  

Ein Presseverteiler ist eine Liste von Journalist:innen (oder auch Blogger:innen und Influencer:innen), die an deinem Thema interessiert sind – sozusagen dein Adressbuch für Medienkontakte. Dabei sammelst du Informationen über die Medienkontakte, die für deine Pressearbeit wichtig sind und stellst sie in einer Liste zusammen.  

Presseverteiler erstellen: Checkliste

Diese Informationen dürfen in keinem Presseverteiler fehlen  

Es gibt ein paar Informationen, die jeder Presseverteiler enthalten sollte. Dazu gehören:  

  • Vor- und Nachname des Medienkontakts 
  • Medium, für das er/sie schreibt 
  • Position und Ressort, z.B. Redaktionsleiterin Gesellschaftsressort, Wirtschaftsjournalist 
  • Persönliche E-Mail-Adresse 
  • Kategorie, in die du den Medienkontakt einordnest 
  • Deine persönlichen Notizen zu diesem Kontakt  

Kategorie 

Je größer der Presseverteiler, desto wichtiger ist es, die Kontakte in Kategorien einzuteilen. Unterscheide beispielsweise zwischen Fach- und Publikumsmedien oder der lokalen und nationalen Presse. Denn diese Medienarten haben unterschiedliche Interessen und sollten nicht die gleichen Infos bekommen.  

Persönliche Notizen zum Kontakt  

Notiere in den persönlichen Notizen, worüber der oder die Journalist:in gerne berichtet und speichere Beiträge ab, die du für deine Kommunikation nutzen kannst. Schreib es außerdem auf, sobald du mit dem/der Journalist:in Kontakt aufgenommen hast: Welches Thema hast du ihm oder ihr vorgeschlagen? Ist daraus ein Beitrag entstanden? Worüber habt ihr gesprochen und an welchen Themen ist der Medienkontakt in Zukunft vielleicht interessiert?  

So verlierst du auch über die Zeit und bei vielen Medienkontakten nicht den Überblick. Zudem kannst du leichter an bestehende Kontakte anknüpfen, wenn sich ein neues Thema ergibt. 

Diese Informationen kannst du in deinem Presseverteiler ergänzen  

Neben den eben genannten „Must-Haves“ kannst du noch viele weitere Informationen in deinem Presseverteiler ergänzen. Dazu gehören zum Beispiel:  

Über das Medium 

  • Medientyp 
  • Format 
  • Region 
  • Reichweite / Auflage  
  • Zielgruppe 
  • Erscheinungsturnus  
  • Social-Media-Kanäle und Website 
  • Verlag 

Presseverteiler erstellen Kontakticons in Holzklötzen

Über den Medienkontakt 

  • Titel  
  • Telefonnummer 
  • Adresse 
  • Social-Media-Kanäle und Website  

Brauchst du diese Informationen wirklich? Ganz ehrlich, meistens nicht! Es sind gute Extras und Hintergrundwissen, aber gerade, wenn du mit deinem Presseverteiler noch am Anfang stehst: Konzentrier dich besser auf die essentiellen Informationen.  

Warum du einen Presseverteiler erstellen solltest 

Erst einmal ist es eine ganz schöne Fleißarbeit, deine relevanten Medienkontakte in einer Liste zusammenzustellen. Dafür hast du dann aber eine gute Basis für deine Pressearbeit und kannst bei jedem neuen Pressethema auf sie zurückgreifen. Das macht einen Presseverteiler zu einem wichtigen Bestandteil deiner Pressearbeit. 

Presseverteiler erstellen Frau mit Handy und vielen Email Icons

Wie du einen Presseverteiler nicht nutzen solltest 

Leider werden die meisten Presseverteiler falsch eingesetzt: Die Unternehmen schreiben eine Pressemitteilung und verschicken diese einfach mit einer allgemeinen Nachricht an alle Personen in ihrer Liste.  

Das kann für große und etablierte Unternehmen funktionieren, denn die Presse kennt sie bereits. Sie wollen über diese Unternehmen berichten und wissen, dass auch die Öffentlichkeit an ihnen interessiert ist. Daher stehen die Chancen gut, dass sie die versendete Pressemitteilung öffnen, lesen und eventuell veröffentlichen.  

So kannst du deinen Presseverteiler stattdessen nutzen  

Bei kleineren und unbekannten Unternehmen sieht das anders aus. Hier ist das Risiko hoch, dass deine generisch versendete Pressemitteilung einfach ungelesen gelöscht wird.  

Nutze deinen Presseverteiler nach dem Erstellen nicht blind! Überleg dir mindestens, wie du deinen Presseaussand für jede Kategorie in deinem Verteiler individualisieren kannst. Noch besser – und mein Tipp für alle kleinen Unternehmen und Selbstständige: Anstatt einfach eine Nachricht an alle Kontakte in deiner Liste zu schicken, betrachte deinen Presseverteiler lieber als Basis für eine individuelle und persönliche Kommunikation mit Journalist:innen.  

Presseverteiler erstellen: Diese Optionen hast du  

Gehen wir ans Eingemachte: Welche Optionen hast du, wenn du einen Presseverteiler erstellen willst? Du kannst entweder auf eine Datenbank zugreifen oder die Medienrecherche selbst machen.  

Presseverteiler erstellen mit einer Datenbank 

Es gibt einige Mediendatenbanken, bei denen du mit wenigen Klicks einen Presseverteiler zusammenstellen kannst. Zu den bekanntesten Anbietern gehören zum Beispiel Cision, Meltwater und Zimpel.  

Was ich hier ganz klar sagen will: Ich mache für keine der genannten Datenbanken Werbung. Es sind einfach drei Beispiele, die du innerhalb von einer Minute bei Google ebenfalls gefunden hättest.  

Mit wenigen Klicks einen Presseverteiler zu erstellen, klingt natürlich extrem verlockend! Leider sieht es in der Realität etwas anders aus: Medien, die für deine Kommunikation wichtig sind, sind vielleicht gar nicht gelistet und Einträge zu Journalist:innen sind oftmals nicht aktuell. Das liegt unter anderem daran, dass die Medienlandschaft sich so schnell verändert und es natürlich eine große Herausforderung ist, die Einträge immer aktuell zu halten.  

Für dich bedeutet das: Selbst wenn du eine Mediendatenbank nutzt, prüfe die Ergebnisse immer nochmal manuell bevor du sie in deinen Presseverteiler aufnimmst. Somit sparst du mit einer Mediendatenbank zwar Zeit, weil du schon Mal erste Hinweise bekommst, aber ganz so schnell und einfach geht es auch wieder nicht. Zumindest nicht, wenn du einen wirklich hochwertigen Presseverteiler erstellen willst.  

Für wen sich eine Mediendatenbank lohnen kann 

Zudem sind die Datenbanken recht teuer. Bei den meisten Anbietern musst du mindestens einen einjährigen Vertrag abschließen – schließlich wollen sie nicht, dass du einmal die Daten abgreifst und wieder kündigst. Das kostet in Regel mindestens 5.000 Euro, bei einigen Anbietern und je nach Vertrag auch deutlich mehr.  

Für Agenturen, die viele Presseverteiler für unterschiedliche Kund:innen erstellen, oder für Unternehmen, die international mit der Presse zusammenarbeiten, kann sich das lohnen. Kleineren Unternehmen rate ich davon ab, Zugang zu einer Datenbank zu kaufen. Mach die Medienrecherche lieber selbst!  

Selbst einen Presseverteiler erstellen 

Wenn du selbstständig bist oder ein kleines Unternehmen führst, kannst du deinen Presseverteiler selbst erstellen: Das braucht Zeit, aber spart viel Geld und das Ergebnis ist hochwertiger als ein einfach heruntergeladener Presseverteiler. 

Geh dabei in zwei Schritten vor: Recherchiere erst die Medien, die für dein Thema relevant sind, und dann die passenden Medienkontakte. Hierfür gibt es einige kostenlose Quellen, wie den BDZV für Zeitungen oder den DJV, eine Datenbank für freie Journalist:innen. Zudem findest du viele wichtige Informationen auch direkt auf der Website der Medien, in den Mediadaten oder über eine Googlesuche.  

Alle Medienkontakte sammelst du dann entweder in einer professionellen Software, z.B. für Kundenmanagement (das kostet wieder Geld) oder du nutzt einfach ein Excel-Sheet. Darin kannst du deine Pressekontakte leicht kategorisieren und filtern.  


Du fragst dich, welche Medien sich für deine Themen interessieren und wie du dann genau die Journalist:innen findest, die über dich berichten wollen? Im PR-Fokus-Kurs „Medienrecherche“ erfährst du, wie du die passenden Medien und Medienkontakte für deine Pressearbeit recherchierst.  


3 Tipps für deinen Presseverteiler  

Unabhängig davon, ob du deinen Presseverteiler selbst erstellst oder eine Datenbank nutzt, habe ich hier noch drei Tipps für dich!  

1 | Sammle keine generischen Kontaktdaten  

E-Mail-Adressen wie info@xyzeitung.de und redaktion@xymagazin.de findest du in der Regel am schnellsten. Sie sind für deinen Presseverteiler aber nicht geeignet. Auch wenn es etwas länger dauert, versuche immer, die persönlichen Kontaktdaten von Journalist:innen zu finden. Das steigert deine Chancen auf eine Veröffentlichung.  

2 | Bleib relevant  

Bei deinem Presseverteiler kommt es nicht auf die Größe an! Beschränk dich lieber auf weniger Pressekontakte, die jedoch wirklich an deinem Thema interessiert sind, anstatt zig Medien hinzuzufügen.  

3 | Halte deinen Presseverteiler aktuell 

Wie zuvor schon erwähnt, ändert sich die Medienlandschaft schnell. Neue Medien entstehen, andere werden eingestampft, Journalist:innen wechseln das Ressort oder gleich zu einem neuen Medium. Das bedeutet für dich: Überprüfe deinen Presseverteiler laufend, füge neue Kontakte hinzu und halte bestehende aktuell.  

Fazit: Presseverteiler erstellen 

Wenn du einen Presseverteiler erstellen willst, brauchst du vor allem eins: Zeit! Denn je gründlicher du die Medien und Journalist:innen recherchierst, desto besser kannst du ihnen im nächsten Schritt deine Themen anbieten. Eine Mediendatenbank kann dir bei der Erstellung helfen, jedoch sind sie nicht gerade günstig und du solltest die Ergebnisse nie ungeprüft übernehmen.  

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